OAK advocaten B.V. verder te noemen: OAK advocaten, gevestigd te Ermelo en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08021108, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe OAK advocaten met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de  Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassing
Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie OAK advocaten persoonsgegevens verwerkt:

a. (potentiële) cliënten;
b. bezoekers aan het kantoorgebouw van OAK advocaten;
c. bezoekers van de websites oakadvocaten.nl en wetdeelgeschillen.info
d. ontvangers van nieuwsbrieven van OAK advocaten;
e. deelnemers aan bijeenkomsten van OAK advocaten;
f. sollicitanten;
g. alle overige personen die met OAK advocaten contact opnemen of van wie OAK advocaten persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

2. Verwerking van persoonsgegevens
OAK advocaten verwerkt persoonsgegevens die:
a. een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), schriftelijk, telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
b. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
c. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van OAK advocaten of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals zgn ‘analytics’: gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
d. OAK advocaten heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.

De website van OAK advocaten bevat daarnaast hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. OAK advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is OAK advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatement van deze platformen.

3. Doeleinden verwerking
OAK advocaten verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
b. adequate informatievoorziening aan betrokken partijen;
c. analyses en advies ten behoeve van onze cliënten;
d. fraudevoorkoming en –bestrijding;
e. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
f. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
g. het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
h. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
i. het verbeteren van de (kantoor)websites nl en wetdeelgeschillen.info;
j. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de (kantoor)websites voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;

4. Rechtsgrond
OAK advocaten verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
a. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
b. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
c. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand, die advocaten verplicht bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
d. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

5. Verwerkers
OAK advocaten kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van OAK advocaten persoonsgegevens verwerken. OAK advocaten sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

6. Persoonsgegevens delen met derden
OAK advocaten deelt persoonsgegevens met derden als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. OAK advocaten kan externe auditoren, op voorwaarde van strikte geheimhouding en steekproefsgewijs, inzage geven in dossiers om de kwaliteit van dienstverlening te kunnen meten en verbeteren. OAK advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor louter commerciële doeleinden.

7. Beveiliging van persoonsgegevens
De gegevens worden bewerkt en beheerd in een ICT-systeem en in fysieke dossiers, waartoe alleen die personen toegang hebben die voor geheimhouding hebben getekend. Daarnaast heeft men alleen toegang tot die informatie die nodig is voor de uitoefening van de functie. OAK advocaten heeft fysieke, organisatorische en elektronische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

8. Doorgifte buiten de EER
OAK advocaten geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt OAK advocaten er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

9. Bewaren van gegevens
OAK advocaten bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. OAK advocaten hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. papieren werkdossier: 5 jaar na afronding van de zaak;
b. digitaal zaakdossier: 7 of 20 jaar na afronding van de zaak;
c. financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
d. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens langer te bewaren, in welk geval een termijn van 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure geldt;
e. bezoekers van de website oakadvocaten.nl en wetdeelgeschillen.info en ontvangers van nieuwsbrieven van OAK advocaten: tot het moment dat men de gegeven toestemming intrekt.

10. Wijzigingen privacystatement
OAK advocaten kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van OAK advocaten gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

 11. Rechten, vragen en klachten
Een betrokkene heeft het recht OAK advocaten te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met OAK advocaten door een e-mailbericht te sturen naar privacy@oakadvocaten.nl of per post sturen aan Postbus 270 3850 AG Ermelo.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop OAK advocaten persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met OAK advocaten door een e-mailbericht te sturen naar privacy@oakadvocaten.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Versie: juli 2022